Você sabe "delegar" ????

Se você é um executivo, um gerente de varejo, ou uma dona de casa mãe, sendo capaz de delegar responsabilidades é uma habilidade crítica para aproveitar ao máximo a sua eficácia pessoal.

Delegar, no entanto, pode ser um pouco complicado - você tem que ser firme, mas confiante com a pessoa para qual você está delegando suas responsabilidades .

Este artigo irá ajudá-lo a superar qualquer ansiedade que você pode ter sobre a delegação, em seguida, levá-lo através do processo real de delegar trabalho com muito tato e respeito.


1. "Entrar no Clima"

• Deixe o seu EGO do lado de fora
  

Um grande obstáculo mental na delegação é que 

"Se você quer algo bem feito, faça você mesmo". 

Você não é a única pessoa no mundo que pode fazer isso direito. Você pode ser a única pessoa que pode fazê-lo neste momento, mas se você tomar o tempo para treinar alguém, que provavelmente vai ser capaz de fazê-lo bem, também. Quem sabe - eles podem até fazê-lo mais rápido ou melhor do que você (surpresa!) e isso é algo que você precisa aceitar não só, mas convida. 

Pense logicamente e de forma realista - você pode fazer este trabalho sozinho? Você vai ter que trabalhar até a morte para equilibrar este trabalho e suas responsabilidades normais? Se assim for, provavelmente você deve estar preparado para delegar alguns de seus trabalhos. Não se sinta envergonhado ou incompetente, porque você precisa de ajuda com alguma coisa - você será realmente  um trabalhador mais eficaz, obtendo ajuda quando você precisar dele.

Pare de esperar para as pessoas a se voluntariar. ( Afinal, dia do voluntário é apenas 1 vez no ano )

Se você está relutante em delegar trabalho, você pode ter um caso menor de síndrome mártir - você provavelmente está sobrecarregado, e você muitas vezes  pergunta, por que as pessoas não e nunca oferecem ajuda. Seja honesto consigo mesmo - quando isso acontece, você transformá-los para baixo, apenas para ser educado? Você calmamente pergunta por que eles não insistem? Você acha que, se suas posições se inverteram, você provavelmente ajudá-los num piscar de olhos? Se você respondeu "sim", você precisa trabalhar em tomar o controle de sua situação. Obter a ajuda que você precisa - não espere que ela venha para você, porque não pode. 

Muitas pessoas são bastante alheio ao que os outros estão passando, e não há muito que você pode fazer para mudá-los. Deixe de lado qualquer frustração que possa ter sobre as pessoas não oferecer uma mão amiga; lembre-se que é em última análise o seu trabalho para comunicar suas necessidades.

Não visualize pedidos de ajuda de forma negativa. Muita gente está desconfortável com "pedir ajuda". Você pode sentir-se culpado, como se estivesse sobrecarregando os outros, ou vergonhoso, porque você acha que (por alguma razão)  você deveria ser capaz de lidar com tudo em seu próprio "terreno".  Você pode apenas sentir-se orgulhoso de sua luta, e vê-lo como prova de que você é um ser humano nobre (outra manifestação da síndrome do mártir). Se você vê pedir ajuda como uma forma de fraqueza, você precisa superar isso, ponto final. Na verdade, é o contrário: tentar fazer tudo sozinho é um sinal de fraqueza no sentido de que isso indica que você não tem uma visão realista de suas habilidades.

Aprenda a confiar nos outros. Se você tem medo de delegar, porque você não acha que qualquer um pode fazer tão bom de trabalho, como você pode, lembre-se de duas coisas: primeiro, que quase ninguém pode ficar bom em algo com bastante prática e, segundo, que você provavelmente está não aquele  universalmente talentoso que você pensa que é.

Quando você delega o trabalho, você não está apenas liberando tempo para si mesmo - você também está dando ao seu ajudante a oportunidade de praticar uma nova habilidade ou enfrentar um novo tipo de atribuição.

Seja paciente - com tempo suficiente, seu ajudante, provavelmente, será capaz de fazer o trabalho delegado tão bem quanto você poderia fazer. A menos que o trabalho que você pretende delegar é muito importante, ele provavelmente está tudo bem para o seu ajudante para aprender a fazer bem ao longo do tempo.

Se o trabalho é muito importante, pense duas vezes antes de delegar isso! 

Mesmo se você é o melhor em fazer o trabalho que você pretende delegar, perceba que a delegação de trabalho permite-lhe fazer outras coisas com o seu tempo. Se você é a melhor pessoa no escritório na tarefa relativamente monótona de montar unidades de disco rígido, mas você tem uma apresentação importante que você precisa se  preparar para tal, está ok de dar a tarefa a um estagiário. É muito melhor para você dar prioridade a uma tarefa difìcil e complexa - não se sinta mal sobre como delegar tarefas simples e repetitivas, quando você tem coisas mais importantes para fazer.

2. "Delegar com Eficiência"

• Fazer a bola rolar

O primeiro passo é o mais difícil, mas é o mais crucial. Você tem que tomar o mergulho -  e pedir a alguém para ajudá-lo (ou, se você é o chefe, dizer a alguém para ajudá-lo.) Não se sinta mal por isso - contanto que você é educado, gentil e gracioso, você não está sendo rude simplesmente por perguntar (ou dizer) alguém para ajudar. Tente ser gentil e atencioso, mantendo simultaneamente a gravidade do seu pedido.

Se não tiver certeza de como, especificamente, você deve pedir a alguém para fazer algum trabalho para você, tente manter as coisas curto e doce. Diga algo como: "Ei, posso falar com você por um minuto? Eu queria saber se você poderia me ajudar a montar a grande pilha de discos rígidos que
acabamos de receber. Eu não posso fazer isso porque eu estou fora do escritório hoje . você pode me ajudar? "Não pressione seu ajudante, mas não se esqueça que ele / ela sabe a sua ajuda é necessária.

Peça e (provavelmente) vai receber. Não tenha medo de delegar, porque você pode ser visto como rude ou imponente. Olhe isto deste modo - como você se sente quando as pessoas lhe pedir para fazer alguma coisa? Você está magoado e ofendido? Ou você é (geralmente) perfeitamente disposto a ajudar? Provavelmente, o último!


Não leva recusas para o lado pessoal. Às vezes, as pessoas não vão ser capazes de ajudá-lo - é triste, mas é verdade. Isto pode ser por uma variedade de razões - a mais comum é que a pessoa que você pergunta já está muito ocupada com seu próprio trabalho. Não tome isso também pessoalmente - só porque alguém não pode (ou não) fazer alguma coisa para você no momento não significa que ele / ela te odeia. Geralmente apenas significa que o que ele / ela está ocupado ou preguiçoso - nada mais.

Se o seu "pedido" foi recusado, considera as suas opções - normalmente, você pode educadamente, mas com firmeza insistir que você realmente precisa desta pessoa para ajudar (que irá funcionar especialmente bem se você é um chefe ou alguém com autoridade), você pode tentar pedir a alguém outra coisa, ou você pode fazer o trabalho sozinho. Se você realmente precisa de ajuda, não tenha medo de experimentar opções.



Delegue o objetivo, e não o procedimento. 

Esta é a chave para não se tornar um pesadelo de um micro-gerente.

Definir normas claras para que tipo de resultados você está procurando, e mostrar a pessoa como você faz isso, mas dizer-lhes que eles podem fazê-lo da forma que quiserem, desde que é bem feito e é concluído a tempo.

Dê-lhes tempo suficiente não só para aprender, mas também para experimentar e inovar. Não treiná-los como um robô; treiná-los como um ser humano - alguém que pode se adaptar e melhorar.
Isso também é inteligente, pois poupa o seu tempo e os seus nervos. Você quer usar o tempo que você já liberou para fazer algo mais importante, não constantemente se preocupar como o seu ajudante está progredindo. Lembre-se, você delegou esse trabalho para que você estaria menos estressado - não mais.


Esteja preparado para treinar o seu ajudante. 

Você deve sempre reservar um pouco de tempo para ensinar seu ajudante como fazer a tarefa que você delegou a ele ou a ela, mesmo que seja bastante simples. Lembre-se que os processos que parecem simples para você podem não ser tão simples para alguém que nunca lidou com eles antes. Esteja pronto não só para passear com o ajudante através do trabalho que você delegou a ele ou ela, mas também para " o campo "com paciência as perguntas que ele / ela provavelmente vai ter.

Considere o tempo que você gasta treinando um ajudante para ser um sábio investimento de longo prazo. Ao passar um pouco de tempo ensinando o seu ajudante para fazer uma tarefa corretamente, você economiza tempo no futuro que poderia ter sido de outra forma gasto corrigindo seus erros.




Alocar os recursos necessários para completar a tarefa. 

Você pode ter os recursos disponíveis que são necessários para completar a tarefa, mas a pessoa dada a tarefa pode não ser capaz de acessá-los. Coisas como dados protegidos por senha, equipamentos especializados e ferramentas certas pode ser vital para a conclusão desta tarefa, por isso certifique-se de que seu ajudante tem tudo o que ele / ela precisa para ter sucesso.

Entender que o seu ajudante só pode fazer uma coisa de cada vez.

Quando seu ajudante está ajudando você, ele / ela não está fazendo as suas responsabilidades normais. Não se esqueça que, como você, o seu ajudante provavelmente tem uma agenda apertada. Pergunte a si mesmo - o trabalho que eles vão deixar por trás , a fim de completar a sua tarefa? Tenha certeza que você sabe a resposta para essa pergunta quando você delegar uma tarefa a alguém.

Seja paciente. 

A pessoa para quem você delega vai cometer erros enquanto ele / ela está aprendendo a fazer uma nova tarefa. É parte do processo de aprendizagem. Planeje para ele. Não delegue a tarefa supondo que a pessoa irá executar perfeitamente até que eles têm um histórico comprovado. Se um projeto não sai do jeito que você queria porque seu parceiro não era capaz de fazer uma completamente nova tarefa delegada a ele ou ela perfeitamente, a culpa é sua, não a dele. Ser um recurso para o seu ajudante e trabalho delegado pode ser uma experiência de aprendizado para ele ou ela, em vez de algo a temer.

Quando você treinar alguém para fazer alguma coisa, você está fazendo um investimento. Na primeira, ele vai ficar mais lento, mas, a longo prazo, ele vai aumentar a produtividade aos trancos e vinculado, porque que você se aproximou da coisa toda com uma atitude positiva e realista.




Esteja preparado para as dificuldades prováveis. 

Implemente planos de backup e estamos prontos para saltar, se as coisas derem errado. Saiba o que vai acontecer se um ponto de referência ou prazo não for cumprido. Obstáculos e desafios inesperados aparecem o tempo todo, se você está no trabalho ou em casa - até mesmo a tecnologia falha às vezes. Deixe o seu delegado confiar no fato de que, se alguma coisa acontece, você vai entender e ajudá-lo a cumprir esse prazo - não apenas jogá-lo sob o ônibus na primeira lufada de problemas.

Isso também é inteligente em um sentido egoísta - Se o seu delegado teme que ele / ela vai ser responsabilizado, muito mais tempo será gasto na cobertura de seu próprio traseiro do que em realmente completar a tarefa.

Reconhecer o seu ajudante quando é preciso.

Delegar tarefas para outra pessoa é necessário se você está a assumir cada vez mais responsabilidades. No entanto, é contraprodutivo quando você delega uma tarefa, deixar que o seu ajudante trabalha duro , e, em seguida, levar todo o crédito para si mesmo. Reconhecer e elogiar os esforços dos outros em seu nome.

Certifique-se de que sempre que você está complementada por um trabalho que você recebeu ajuda, você mencionar o seu ajudante pelo nome.


Diga "Obrigado." 

Quando alguém faz algo para você, é importante agradecer a ele ou ela, para que reconhecem a importância de sua ajuda, e deixar que o ajudante sabe que ele / ela é apreciada. Caso contrário, você vai parecer ingrato, mesmo se você não é. Lembre-se que as pessoas não podem ler sua mente. As pessoas estão mais propensos a oferecer para ajudar novamente se eles se sentem valorizados.
Seja gracioso. Um reconhecimento sincero simples como, "Eu não poderia ter feito isso sem vocês!" pode ir um longo caminho. Se o trabalho que essa pessoa fez por você foi substancial, você pode até querer comprar-lhe uma refeição, uma bebida, um cartão de agradecimento ou um pequeno presente.

Crie uma "lista de desejos" de tudo o que você gostaria de ter da outra pessoa. Não edite qualquer coisa em sua lista de desejos. Tenha tudo no papel e decide depois o que é e o que não é viável. Você vai se surpreender com a quantidade de coisas que você está fazendo a si mesmo que alguém pudesse ajudá-lo.

Não distribua tarefas desagradáveis ​​e finge que você está fazendo um favor.

Se não houver um verdadeiro benefício para eles, não finja que existe. Este é o melhor feito depois de completar uma ou mais tarefas como uma equipe. Ele irá permitir que você seja capaz de dizer honestamente: "Fulano, este é um trabalho qualquer, mas eu realmente preciso de sua ajuda", ou "Eu prometo que, se houver qualquer crédito positivo a ser tomadas a partir deste, eu vou ter certeza de obtê-lo, Fulana. Eu sei que não é uma grande tarefa, mas ela precisa ser feito, e eu sei que posso confiar em você para fazê-lo. "Há inúmeros trabalhos desagradáveis, ingratos que precisam ser feitas; a maneira de fazê-las é ter certeza de que, quando as atribuições estão disponíveis, você não se esqueça do seu bom ajudante.